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武汉轻工大学干部人事档案日常管理制度

作者:时间:2017-06-06点击数:

关于印发《武汉轻工大学
干部人事档案日常管理制度》的通知

各分党委、党委各部,各院(部)、处(室)、直属单位,工会、团委:

根据上级相关规定,现将经过修订的《武汉轻工大学干部人事档案日常管理制度》印发给你们,请认真遵照执行,原相关制度同时废止。

武汉轻工大学档案馆

        2017年5月24日

 

收集制度

一、认真执行《干部人事档案材料收集归档规定》,及时、准确收集干部人事档案材料。

二、组织部、人事处、纪委、监察处、审计处等干部人事档案材料形成部门,应按有关规定收集、整理归档材料,并及时归档。

三、归档材料应真实规范,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备。由组织形成的材料有形成时间和组织印章,个人撰写的材料有形成时间和本人签字。

四、对符合归档要求的材料,应按收进材料的时间顺序,登记在《干部人事档案材料收集归档登记簿》上,并在30天内归入档案袋(盒)内。

五、对不符合归档要求的材料,应及时通知形成材料的部门订正或补送、补办手续,限期报送。

六、统一布置填写的归档材料,按限定时间,及时收集,逾期不报的,予以催收。

七、定期核查所管理的档案,发现所缺材料,及时登记在《索取所缺干部人事档案材料登记表》上,主动向有关部门查询索取。

八、干部人事档案材料形成部门,应在材料形成的一个月内,将材料送交主管干部人事档案部门归档。

九、形成的档案材料使用国际A4纸型。

十、根据工作需要,适时布置填写《干部履历表》或《干部履历补充表》等,及时充实档案内容。

 

鉴别制度

一、以中央组织部有关文件为依据和准绳,认真鉴别干部人事档案材料,做到:鉴别准确,取舍得当,手续完备。

二、鉴别中,应对收集归档材料进行严格审核,坚持用历史的、辩证的观点,慎重对待档案材料的取舍,以保证档案材料的真实、完整、精炼和实用。

三、从干部人事档案中剔除的材料,必须由专人审核把关,重要材料的取舍,应请示主管领导。

三、经鉴别后,不符合归档要求的材料,应视情况,予以处理:

1.近期形成的不符合要求的归档材料,应退回材料形成部门,提出意见,进行订正,限期退回。

2.不属于归档范围,应退还本人的材料,应开列清单,经领导批准,个人签名后,退还本人;不宜直接退还本人的材料,经主管领导批准后,登记造册,予以销毁。

3.没有保存价值或重复的材料,登记造册,经主管领导批准后,进行销毁。

4.不属归档范围的材料不得擅自归档,需要暂存备查的材料,经主管领导批准后,方能存入。

5.伪造或涂改档案内容的材料,应及时消除,并报领导,追究责任,严肃查处。

整理制度

一、认真执行《干部档案整理工作细则》,干部人事档案整理工作应达到真实、完整、规范的要求。

二、配备计算机、打印机、切纸机、打孔机、复印机等设备,使用标准的档案卷皮、目录纸(国际A4纸型)、类角号等文具用品,各类目录用计算机打印,保证档案整理工作质量。

三、整理档案的场地,应安全保密,便于工作,非档案整理人员未经允许不得入内。

四、严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序,做到:鉴别认真,分类准确;编排有序,层次清楚;技术科学,修补完整;目录清楚,打印工整;四边整齐,装订美观。

五、整理档案工作中,加强档案保密工作,严禁抽烟,不能随意谈论或泄漏档案的内容,不能丢失档案内的片纸文字,不能折皱或损害档案材料。

六、每两年对管理的档案进行一次新材料的补充和整理工作。

查借阅制度

一、严格按照相关规定,做好档案的提供利用工作,做到:既便于工作,又确保档案安全保密。

二、档案管理人员应认真审核有关材料。重点审核以下内容:

1.是否确需查借阅档案;

2.查档事由和查档对象、查档内容是否一致;

3.查档人员身份是否符合要求;

4.复制档案材料的要求是否明确合理;

5.查档单位领导签字和盖章是否符合规定。

三、查档手续不符合规定的,应向查档人员作出说明,请查档单位重新办理查档手续。经审核符合规定的,经审核符合规定的,由主管领导在《查借阅审批表》相应栏中签署意见。

四、经批准查阅的,档案管理人员应向查借阅人员提供相应的档案材料,并由查借阅人员对查档和摘抄、复制档案材料的情况进行登记。

五、借出档案逾期未归还的,档案管理人员应及时与有关单位联系、限期归还。

六、档案利用完毕后,档案管理员要认真检查,确认无误后方可入库,发现问题及时报告。

 

转递制度

一、转递干部人事档案和档案材料,必须做到及时、完整、准确、安全、保密。

二、干部职工工作调动,学校档案馆凭人事部门的调档通知,在15日内将其档案转至新的主管单位。学校管理的干部死亡5年以后,其档案应在1年内移交至馆内综合档案管理部门。

三、转出的档案应完整齐全,不得扣留档案材料或分批转出。

四、干部人事档案应通过机要交通(或特快专递)转递,不准由本人及其亲属自带。

五、转出档案或档案材料,应填写《干部档案转递通知单》,并随档案一并寄出,寄出档案应在封口处加盖公章或贴密封签。

六、收到的档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,立刻退回回执;转出的档案,逾期1个月未退回回执的,应及时催收。

七、对已出现的“无头档案”,应认真查找。确属查不到人员下落,又有保存价值的档案或档案材料,应转至当事人的原单位保存。

保密制度

一、干部人事档案是党和国家的重要秘密,必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》和学校保密工作有关规定,确保档案的安全和保密,做到:保守秘密,慎之又慎。

二、牢固树立保密观念,严守党和国家机密。不得向无关人员提供或泄露档案内容,违者视情节轻重,给予批评教育或处分。

三、不得在不安全的地方存放和查阅干部人事档案。

四、不准携带干部人事档案出入公共场所,不准用普通电话索要或提供档案中未经批准不得公开的档案内容。

五、档案管理人员不得保管本人及其亲属的档案。

六、提供查阅档案前,必须弄清查阅档案的用途或理由,查阅者与被查阅人员的关系。对符合查阅档案条件要求的,给予接待,并对其查阅的有关用途,予以保密,不得泄露。

七、档案库房除档案管理人员和主管领导外,其他人员不得入内。

八、档案及档案材料离开档案馆,必须办理借阅手续。否则,拒绝提供。

保管制度

一、按照干部人事档案管理与利用的要求,对所管理的档案进行严密、科学地保管和保护,做到:安全保管,便于查找。

二、档案保管员必须政治上可靠、党性强、作风正,熟悉计算机操作,具有大专以上学历的中共党员干部。

三、坚持集中统一管理,分类存放,分为在职人员、离退人员、死亡人员。所有档案实行专人管理、专柜存放、专室保管。

三、干部人事档案按姓氏笔划排序,适当预留存放空间,做到排列科学、有序、查找方便。

四、库房、办公室、阅档室实行“三室”分开。

五、库房应保持适宜的温湿度,温度控制在14-24℃,相对湿度保持在45-65%。

六、库房应坚固实用,有可靠的安全防范措施,符合放到、防火、防潮、防蛀、防高温的要求,并在醒目位置张贴相应的警告标志。

七、库房内不得堆放易燃、易爆、易腐及其他杂物,严禁吸烟。下班时,应切断库房内照明和有关工作设备的电源。管档人员应了解和掌握消防知识,熟悉灭火器材使用方法。

八、每周一对档案库房进行一次除尘,每周五对保管档案的物质条件、保管保护设备进行检查,每半年对所管档案进行一次检查和核对,发现问题,及时纠正。

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