关于印发《武汉轻工大学
干部人事档案日常管理制度》的通知
各分党委、党委各部，各院（部）、处（室）、直属单位，工会、团委：
根据上级相关规定，现将经过修订的《武汉轻工大学干部人事档案日常管理制度》印发给你们，请认真遵照执行，原相关制度同时废止。
武汉轻工大学档案馆
2017年5月24日
收集制度
一、认真执行《干部人事档案材料收集归档规定》，及时、准确收集干部人事档案材料。
二、组织部、人事处、纪委、监察处、审计处等干部人事档案材料形成部门，应按有关规定收集、整理归档材料，并及时归档。
三、归档材料应真实规范，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。由组织形成的材料有形成时间和组织印章，个人撰写的材料有形成时间和本人签字。
四、对符合归档要求的材料，应按收进材料的时间顺序，登记在《干部人事档案材料收集归档登记簿》上，并在30天内归入档案袋（盒）内。
五、对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门订正或补送、补办手续，限期报送。
六、统一布置填写的归档材料，按限定时间，及时收集，逾期不报的，予以催收。
七、定期核查所管理的档案，发现所缺材料，及时登记在《索取所缺干部人事档案材料登记表》上，主动向有关部门查询索取。
八、干部人事档案材料形成部门，应在材料形成的一个月内，将材料送交主管干部人事档案部门归档。
九、形成的档案材料使用国际A4纸型。
十、根据工作需要，适时布置填写《干部履历表》或《干部履历补充表》等，及时充实档案内容。
鉴别制度
一、以中央组织部有关文件为依据和准绳，认真鉴别干部人事档案材料，做到：鉴别准确，取舍得当，手续完备。
二、鉴别中，应对收集归档材料进行严格审核，坚持用历史的、辩证的观点，慎重对待档案材料的取舍，以保证档案材料的真实、完整、精炼和实用。
三、从干部人事档案中剔除的材料，必须由专人审核把关，重要材料的取舍，应请示主管领导。
三、经鉴别后，不符合归档要求的材料，应视情况，予以处理：
1.近期形成的不符合要求的归档材料，应退回材料形成部门，提出意见，进行订正，限期退回。
2.不属于归档范围，应退还本人的材料，应开列清单，经领导批准，个人签名后，退还本人；不宜直接退还本人的材料，经主管领导批准后，登记造册，予以销毁。
3.没有保存价值或重复的材料，登记造册，经主管领导批准后，进行销毁。
4.不属归档范围的材料不得擅自归档，需要暂存备查的材料，经主管领导批准后，方能存入。
5.伪造或涂改档案内容的材料，应及时消除，并报领导，追究责任，严肃查处。
整理制度
一、认真执行《干部档案整理工作细则》，干部人事档案整理工作应达到真实、完整、规范的要求。
二、配备计算机、打印机、切纸机、打孔机、复印机等设备，使用标准的档案卷皮、目录纸（国际A4纸型）、类角号等文具用品，各类目录用计算机打印，保证档案整理工作质量。
三、整理档案的场地，应安全保密，便于工作，非档案整理人员未经允许不得入内。
四、严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序，做到：鉴别认真，分类准确；编排有序，层次清楚；技术科学，修补完整；目录清楚，打印工整；四边整齐，装订美观。
五、整理档案工作中，加强档案保密工作，严禁抽烟，不能随意谈论或泄漏档案的内容，不能丢失档案内的片纸文字，不能折皱或损害档案材料。
六、每两年对管理的档案进行一次新材料的补充和整理工作。
查借阅制度
一、严格按照相关规定，做好档案的提供利用工作，做到：既便于工作，又确保档案安全保密。
二、档案管理人员应认真审核有关材料。重点审核以下内容：
1.是否确需查借阅档案；
2.查档事由和查档对象、查档内容是否一致；
3.查档人员身份是否符合要求；
4.复制档案材料的要求是否明确合理；
5.查档单位领导签字和盖章是否符合规定。
三、查档手续不符合规定的，应向查档人员作出说明，请查档单位重新办理查档手续。经审核符合规定的，经审核符合规定的，由主管领导在《查借阅审批表》相应栏中签署意见。
四、经批准查阅的，档案管理人员应向查借阅人员提供相应的档案材料，并由查借阅人员对查档和摘抄、复制档案材料的情况进行登记。
五、借出档案逾期未归还的，档案管理人员应及时与有关单位联系、限期归还。
六、档案利用完毕后，档案管理员要认真检查，确认无误后方可入库，发现问题及时报告。
转递制度
一、转递干部人事档案和档案材料，必须做到及时、完整、准确、安全、保密。
二、干部职工工作调动，学校档案馆凭人事部门的调档通知，在15日内将其档案转至新的主管单位。学校管理的干部死亡5年以后，其档案应在1年内移交至馆内综合档案管理部门。
三、转出的档案应完整齐全，不得扣留档案材料或分批转出。
四、干部人事档案应通过机要交通（或特快专递）转递，不准由本人及其亲属自带。
五、转出档案或档案材料，应填写《干部档案转递通知单》，并随档案一并寄出，寄出档案应在封口处加盖公章或贴密封签。
六、收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，立刻退回回执；转出的档案，逾期1个月未退回回执的，应及时催收。
七、对已出现的“无头档案”，应认真查找。确属查不到人员下落，又有保存价值的档案或档案材料，应转至当事人的原单位保存。
保密制度
一、干部人事档案是党和国家的重要秘密，必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》和学校保密工作有关规定，确保档案的安全和保密，做到：保守秘密，慎之又慎。
二、牢固树立保密观念，严守党和国家机密。不得向无关人员提供或泄露档案内容，违者视情节轻重，给予批评教育或处分。
三、不得在不安全的地方存放和查阅干部人事档案。
四、不准携带干部人事档案出入公共场所，不准用普通电话索要或提供档案中未经批准不得公开的档案内容。
五、档案管理人员不得保管本人及其亲属的档案。
六、提供查阅档案前，必须弄清查阅档案的用途或理由，查阅者与被查阅人员的关系。对符合查阅档案条件要求的，给予接待，并对其查阅的有关用途，予以保密，不得泄露。
七、档案库房除档案管理人员和主管领导外，其他人员不得入内。
八、档案及档案材料离开档案馆，必须办理借阅手续。否则，拒绝提供。
保管制度
一、按照干部人事档案管理与利用的要求，对所管理的档案进行严密、科学地保管和保护，做到：安全保管，便于查找。
二、档案保管员必须政治上可靠、党性强、作风正，熟悉计算机操作，具有大专以上学历的中共党员干部。
三、坚持集中统一管理，分类存放，分为在职人员、离退人员、死亡人员。所有档案实行专人管理、专柜存放、专室保管。
三、干部人事档案按姓氏笔划排序，适当预留存放空间，做到排列科学、有序、查找方便。
四、库房、办公室、阅档室实行“三室”分开。
五、库房应保持适宜的温湿度，温度控制在14-24℃，相对湿度保持在45-65%。
六、库房应坚固实用，有可靠的安全防范措施，符合放到、防火、防潮、防蛀、防高温的要求，并在醒目位置张贴相应的警告标志。
七、库房内不得堆放易燃、易爆、易腐及其他杂物，严禁吸烟。下班时，应切断库房内照明和有关工作设备的电源。管档人员应了解和掌握消防知识，熟悉灭火器材使用方法。
八、每周一对档案库房进行一次除尘，每周五对保管档案的物质条件、保管保护设备进行检查，每半年对所管档案进行一次检查和核对，发现问题，及时纠正。
