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武汉轻工大学印章档案整理规则

作者:时间:2017-03-02点击数:

(试行)

 

1 范围

本规定参照了国家综合档案馆相关的印章管理规则,结合学校工作特点,制定印章档案的整理原则和方法。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

DA/T 13—1994  档号编制规则  

DA/T 18—1999  档案著录规则

DA/T 22—2000  归档文件整理规则

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1 印章

印章是将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制或铸造在相应载体上,形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。

作为在社会交往中象征和证明身份、权力与地位,起凭证信物作用的印章又称作实用印章或印信;作为以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章又称作艺术印章或文人印章。

本标准以下有关印章的表述,未作特殊说明的,均指实用印章。

3.2 印章档案

印章档案是指国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济、军事、科学、技术、文化、宗教等活动中形成和使用过,经归档保存的印章。印章档案是一种在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。

3.3 印模  

印模是采用反扣法将印章钤盖或压盖(俗称盖章)在纸张或其它物体上,形成的二维或三维标记和印迹。印模不同于印刷厂使用的印章模具。

3.4  印纽

印章顶端用于穿线和执握的部位,通常被雕刻成动物等各种形状。现代机构法人使用的印章已较少制作印纽,其印纽部位已逐渐被执柄所取代。

4 整理原则

遵循形成规律,集中整理分类,区分保管价值,便于保管利用。

5 质量要求

5.1  收集的印章应确保齐全、完整、真实。

5.2  整理的方法应科学、规范。

5.3  整理印章档案使用的材料应符合长久保管档案的需要。

6 清洗方法

6.1  一般清洗方法

将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡,待污垢松软后,使用刷子刷洗印章。对印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢,可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干。

6.2  清洗剂的选择

不同材质的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。竹木类(竹、木、根等)印章宜选用95%医用酒精;金属类(铜、钢、铁、合成金属等)印章宜选用煤油;矿物类(玉、石、玛瑙、翡翠等)、橡胶及塑料制品类(橡胶、橡皮、有机玻璃等)印章宜选用洗洁精;骨质类(骨、角、牙等)印章可选用95%医用酒精或洗洁精。

6.3  清洗要求

6.3.1  清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑。

6.3.2  清洗后的印章应确保完整、清洁、不变形,保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。

6.3.3  使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时,应注意防火。

6.3.4  使用竹针挑剔印面污物时,手法要轻,防止损坏印面。

6.3.5  用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等印柄上的印章,对其清洗时,应避免长时间浸泡和用力过猛,以防止印面老化和脱落。

7 整理方法

7.1  集中印章

档案馆保管的印章档案应按馆藏集中,统一整理,不宜按来源原则划分全宗。

档案室保管的内设机构印章可以按全宗集中,进行整理。

由于印章管理的特殊规定,机关法人印章在制作、使用、收缴、归档和移交等方面存在事实上的全宗不一致性。

7.2  划分保管期限

印章档案的保管期限分为永久(代号YJ)和定期(15年,代号DQ)两种。对外行文使用的机构和组织法人、法定代表人及其办事机构(办公室)印章的保管期限为永久;其它内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。严重破损和一般事务性工作(收发文印章等)使用的无保管价值的印章,收缴后,应登记造册,统一组织销毁。

7.3  分类

印章档案在整理过程中,可根据印章档案的历史时期(建国前、建国后)、印章属性(机构、个人)或人物类别等特征组织分类。

7.4  排序

印章档案按分类号—保管期限—枚号(盒)顺序组织排架。相同保管期限、相同类别的实用印章档案,可按整理批次—机构(或人名字顺)—时间顺序组织排序;相同保管期限、相同类别的艺术印章,可按整理批次—作者—时间顺序组织排序。印章档案在最后一级类目内按流水方式编制印章枚号。

7.5  装盒

相同保管期限、相同类别的印章,依印章排列顺序装盒。装盒时,可根据印章规格的不同,确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右,从上至下的顺序排放。钢印等特大型印章,可不装盒,直接排列上架。

7.6  编制档号

印章档案整理排序完毕后应编制档号,固定位置。

7.6.1  印章档案档号的结构

印章档案的档号由印章档案代号、分类号、保管期限代号和印章枚号等组成。用汉语拼音字母、阿拉伯数字及间隔符号混合编制。书写格式如下:

印章档案代号—分类号—保管期限代号—印章枚号

7.6.2  编号方法

7.6.2.1  印章档案代号:使用字母“YZ”代表印章档案。

7.6.2.2  分类号:使用字母编制分类号。BX代表武汉轻工大学;WX代表武汉交通卫生学校;TX代表湖北省通用技术工程学校。

7.6.2.3 保管期限代号:使用“YJ”代表永久;使用“DQ”代表定期。

7.6.2.4  印章枚号:根据印章档案在同一类目中的排列顺序,用阿拉伯数字编制枚号。

8 装具

印章档案装具采用内衬活动式固定印章档案隔条的翻盖档案盒。档案盒可根据印章质量的不同,分别选择竖置或平置叠放两种方式排架。采用平置叠放时,最多不宜超过三层。盒内的排列顺序为,印模—备考表—印章。

8.1  材质要求

印章档案盒采用白板纸为胎,黄裱纸为面,背脊和盒盖折叠处夹芯蓝布制作,盒子及隔条的厚度为3 mm 。

8.2  格式尺寸

印章档案盒的外形尺寸为310mm×220mm×80 mm (长×宽×高)。内衬隔条数量一般为横5竖3。隔条间相互距离可以自由调整。

8.3  填写项目

在印章档案盒盒盖封面、下侧脊和背脊分别设置保管期限、分类号、起止枚号等填写项目。

档案盒竖置排架时,应填写封面和背脊;平置叠放排架时,应填写封面和下侧脊。

9 目录与备考表

9.1  印章档案保管目录

印章档案按照整理后的排列顺序编制印章档案保管目录。按保管期限,分类别装订成册,作为印章档案保管和检索的基本工具。

9.1.1  目录规格

印章档案保管目录使用A4型(297mm×210 mm)纸张,采用表格形式。

9.1.2  著录项目

印章档案保管目录设置保管期限、分类号、枚号、印文(边款)、使用起止时间、材质、备注等项目。

印章档案保管目录封面设置保管期限、分类号等项目。

9.1.2.1  保管期限:用中文或拼音字母代号填写印章档案的保管期限。

9.1.2.2  分类号:填写印章档案的分类编号(方法见7.6.2.3)。

9.1.2.3  枚号:由档案室填写印章档案在同一类目中的顺序编号。

9.1.2.4  印文(边款):填写印章印面上的文字内容。有边款内容的,可填写在印文之后,并加注圆括号“()”。

9.1.2.5  使用起止时间:填写印章启用(或制作)和印章失效时间。用8位阿拉伯数字标注年月日,中间用起止符“—”连接。时间无法确定的,用空格“□”表示。例:19850212—1999□□□□。艺术印章可只填写制作时间。

9.1.2.6  材质:填写印章的制作材料。如:竹、木、铜、骨、玉、石、橡胶等。

9.1.2.7  备注:注释对印章档案的说明情况。如与其它相关档案的参见号等。

9.2  备考表

备考表与盒内印模一并置于盒盖内侧。填写项目包括印章情况说明、整理人、检查人和日期等。

9.2.1  印章情况说明:填写盒内印章档案的数量、完整性及其它需要说明的情况。

9.2.2  整理人:填写整理印章档案的人员姓名。

9.2.3  检查人:填写检查印章档案整理质量的人员姓名。

9.2.4  日期:填写本盒印章档案整理完毕的年月日。

10 制作印模

10.1  使用材料

宣纸、平板纸、印泥台、印泥、毛毡、压条、墨、照相机等。

10.2  制作要求

10.2.1  盖制印模使用的印章、工具和材料应保持清洁。

10.2.2  印泥台和搅拌印泥的工具应使用非金属材料。

10.2.3  盖制印模使用的宣纸应平整地铺放在垫有毛毡的桌面上。盖制印模时,印章要放准位置,均匀用力,一次成形。

10.2.4  盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。

10.2.5  对有边款和特殊钮式的印章,可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样,作为印模的有机组成部分,一同编辑。

10.2.6  钢印可直接在80克以上平板纸上压制印模。

10.3  编辑印模

印章档案印模可采用手工或计算机两种方法进行编辑。手工编辑印模应先策划后盖制;用计算机编辑印模可先盖制印模,经扫描数字化处理后再编辑。

置于印章档案盒内的印模采用A4纸张,印模排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致,并标注档号。用于研究和宣传工作的印模,可按照不同用途和需要,根据印章档案的内容和形式特征,有选择地编辑成各种专题印模集或印谱。

通过扫描形成的数字化印模应妥善保管,防止外泄。

 

附 录 (规范性附录)

印章归档及印章档案

进馆范围及整理步骤

 

一、综合档案室收集印章档案范围

印章档案实行由制发者收缴归档的原则。

档案室收集印章档案的范围是,本校使用过的印章。

二、印章档案一般按下列方法与步骤进行整理。

1  清洗编号

采用本标准6(清洗方法)规定的方法对印章进行清洗,清除滞留在印章上的印油(泥)、污物、霉点和锈斑。晾干后贴上临时标签,编制流水编号。按编号顺序若干枚为一组集中存放。

2  制作卡片

按照一印一卡的方式,将印章逐一在卡片(标准档案著录卡片)上盖制印模。在盖有印模的卡片上编制与其印章相同的临时流水编号。

3  鉴定考证

通过查考启用印章和机构变更等文书档案及相关资料,研究印章边款、材质和印钮,比较印章规格式样和印文,对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证,并确定印章的保管期限。考证结果可直接记录在卡片上。

4  卡片分类排序

按照本标准7.3(分类)和7.4(排序)规定的方法,使用盖有印模的卡片进行分类和排序。

5  分拣装盒

按照卡片分类排序的结果,对应临时标签流水号拣取印章,逐一装盒,并编制备考表。

6  制作印模

按照本标准10(制作印模)的规定制作印模。一份置于盒内,其余根据需要汇编成册。

使用印章盖制印模后,应重新清洗印章,晾干后再装盒。

7  编制档号

去掉印章上的临时标签,在印章执柄或无边款的外侧处贴上新标签,按照本标准7.6(编制档号)的规定,逐一在标签、盒内印模和卡片上编制档号。填写档案盒封面和脊背。  

8  编制检索工具

印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。

按照本标准9.1(印章档案保管目录)的规定,依印章档案整理后的排列顺序,通过对卡片上相关信息进行过录的方式,编制印章档案书本式保管目录。

盖制有印模的卡片和汇编成册的印模集,经标引档号等检索标识后,可根据需要组织成相应的印章档案检索工具。

机检目录应全面揭示印章档案的内容和形式特征,并建立电子印模。

9  编制整理说明

每一批印章档案整理完毕后,都应该编制整理说明。记载印章档案的来源、数量;介绍印章的内容、价值和完整情况;说明印章档案整理的时间、方法、参加整理的人员和其它事项。存放于印章档案管理卷(全宗卷)中。

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