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关于印发武汉轻工大学档案工作有关制度的通知

作者:时间:2017-03-02点击数:

武汉轻工大学档案归档制度

 

1.学校在教学.科研.管理各项活动中直接形成的经过办理完毕,对学校和社会有保存价值的各种文字.图像.声音及实物等不同载体的文件材料均属归档范围。

2.学校党政部门和能按自然年度归档的部门,应在次年6月底前归档。

3.各教学单位和能按学年度归档的单位,应在次学年度寒假前归档。

4.科研部门应在项目完成通过鉴定、验收后2个月内归档。

5.基建部门应在项目验收、完成备案后一年内归档。

6.设备部门应在设备验收完毕投入使用后2个月内归档,引进设备为索赔期满后2个月内归档。

7.学校在其工作、活动中形成的各项门类和载体的档案为一个全宗。

8.分类一般采用“年度——类别——机构”进行分类。

9.案卷的排列,以全宗为单位,按不同类别、机构和不同保管期限分别排列,排列方法统一,前后保存一致,不可随意改动。

10.根据不同的类别、机构和保存期限,按照件卷排列的顺序编制号或卷号,以固定文件位置,在一册归档目录内不得出现重复的件号。

11.归档文件材料应格式一致,书写档号,字迹、图像清晰,装订合格,符合文件规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔、有色笔书写,禁用复写,归档文件材料原则上要求是原件。

12.单位或部门,整理好的归档文件材料,学校档案馆检查合格后,填写档案移交目录,双方履行签字.盖章手续后方可办理移交,并各执一份存查。

武汉轻工大学档案保管制度

1.本校形成的各种门类和载体的档案,由学校档案馆统一管理,做到专室、专柜、专人保管。

2.为保障档案的安全,延长馆藏时间,档案库房门窗、柜架要坚固,要防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光及微生物等。

3.根据气候,调节好库房温、湿度,保持库房清洁、整齐、通风。

4.库房严禁烟火,严禁堆放易燃、易爆物品。

5.档案人员对档案的出入要认真清点、登记,对库藏档案要定期检查,对破损和变质的档案要及时修补或复制,借出的档案到期及时催回。

6.下班后要关好门窗、水、电,工作变动时必须核实交接的档案。

 

武汉轻工大学档案保密制度

1.档案工作人员应加强对国家有关档案保密法律、法规的学习,明确档案保密范围,严守保密纪律,带头遵纪守法,做好档案保密工作。

2.非工作需要不得随意谈论档案内容,不准在私人交往和通信中泄露属于国家秘密的档案资料。

3.不准擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家秘密的档案,严禁将档案资料携带、传递、寄运至境外。

4.凡属于保密档案,不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像等进行公布。

5.严格控制秘密档案的查阅范围,对归档后多余的文件材料要按保密的规定和程序,及时销毁。

6.定期检查档案的保密情况,发现问题及时上报,不隐瞒失、泄密事故。

7.出于保密目的,未经档案管理员允许,任何人严禁进入库房。

 

武汉轻工大学档案借阅制度

1.凡持有合法证件的单位或个人,在说明利用档案目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制。

2.查阅档案材料一律在阅览室进行。借阅者不得擅自将案卷带出阅览室;如确因部门工作需要须借出馆外时,必须由借阅部门负责人亲自出具证明并经学校档案馆负责人同意。借阅时间不得超过一周。借阅者必须保证借阅档案案卷完整无损。

3.借阅者要求复制档案,由档案馆负责办理。

4.借阅他人的科研成果(论文)档案时,须事先征得原归档单位负责人(课题组长.论文作者)同意并出具证明,必要时要报请校领导审查批准。

5.港澳台湾同胞、海外华侨要求借阅档案,须经有关主管部门同意。

6.外国或个人要求借阅档案,应按国家有关规定办理。

7.借阅者造成档案损失,按国家和学校的有关规定给予处罚。

 

武汉轻工大学档案利用制度

1.学校档案馆保存的各种门类和载体的档案均属于利用范围,围绕学校的中心工作,为学校领导决策和各部门工作服务。

2.向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位或个人,对其交、赠、寄存的档案享有优先利用权,并可对档案中不宜开放的内容,提出限制利用的意见。

3.学校工作人员查阅档案,均限于本人工作范围所形成的档案材料。查阅超出本人工作范围的,须经部门或单位负责人同意。

4.查阅学校党委、行政会议记录、纪检案卷和其他保密档案时,须经学校主管领导批准。

5.我国公民和组织依照规定,凡持有介绍信、工作证、身份证等合法证件,查档目的明确,可利用开放的档案。

6.档案原则上不允许借出。确因工作需要借出的,须凭有关部门或单位的负责人和学校档案馆负责人签字同意,履行相关手续后方可借阅,并在一周内归还。借阅者在查阅档案造成损毁或遗失的,档案馆根据档案的价值和损毁程度追究责任,并报分管领导或通知利用者所在单位。

7.查阅档案时,严禁涂改、勾划、抽页、拆毁、丢失、剪裁、增删档案内容;对摘抄的档案不得私人保管或转借、传阅,更不能翻印公布、倒卖。

8.利用档案,必须履行必要手续。

 

武汉轻工大学档案库房管理制度

1.非本馆人员不得擅自进入库房。

2.档案入库前必须认真检查案卷质量,清点数目、登记清楚。

3.各类档案应按类分别保管,珍贵档案要专柜、专人保管。

4.严防火警。严禁吸烟、严禁存放易燃易爆物品、严禁明火装置、定期检查消防设备、电路和电器设备、及时排除隐患。

5.每天检查、登记库房的温、湿度,适时启闭调温、除湿设备,保持档案保管的良好条件。

6.严防虫患,定期检查,发现虫情要及时处理。

7.经常打扫除尘,搞好清洁卫生。

8.注意拉好窗帘,避免阳光直射。

9.每天下班前要关闭库房门窗,锁好柜门,切断电源。

10.每学期结束前对案卷进行一次总清点。

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