一、党群文件材料归档范围及保管期限表
DQ11 党群综合
序号 类目名称 保管期限
1.上级机关有关党的建设方面文件材料 永久
2.党代会材料（大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、视频、大会主席团名单、选举办法、结果及上级批复等） 长期
3.党委会、党委常委会、校领导班子碰头会、党委中心组学习会等会议记录、纪要、决议 永久
4.党委工作计划、报告、总结（包括调查报告、经验总结） 永久
5.党委发布的决定、办法、指示、批复、通知和简报 永久
6.以党委名义召开的工作会议材料 永久
7.党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的材料 永久
8.党委主要负责同志在校内外重要会议或活动上的讲话稿 永久
9.党委工作简报、大事记 永久
10.党委系统启用印章的文件及印模 永久
11.党群系统重要统计材料 永久
12.党委各部、各分党委报送的工作计划、总结、报告、批复 长期
13.党委保密、秘书工作的有关文件 长期
14.重要的群众来信来来访及处理材料 长期15.各分党委工作报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表 长期
16.各分党委党建工作及人员奖励等有关材料 长期
DQ12 纪 检
序号 类目名称 保管期限
1.上级纪委关于纪检工作的文件及纪委工作规章制度 长期
2.纪委工作计划、报告、总结、调查及统计材料 永久
3.纪委会会议记录、党员处分、复查材料 长期
4.群众来信来访及处理意见书 短期
DQ13 组 织
序号 类目名称 保管期限
1.上级机关关于组织工作的指示、决定、通知、简报 永久
2.组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久
3.组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久
4.副处级以上干部名册，干部任免、调动和离休报告、批复 长期
5.党员干部奖励、处分的调查报告，表彰先进党组织、优秀共产党员、优秀党务工作者的有关材料 永久
6.各分党委、党支部改选、设置报告，审批材料 长期
7.各分党委、党支部委员名册、党员名册、基本情况统计表 长期
8.关于吸收新党员、党员转正或取消资格、退党的文件材料、发展新党员、党员转正名册 长期
9.有关干部培训、考察、管理及落实政策材料 长期
10.组织关系接转介绍信存根 长期
DQ14 宣传教育
序号 类目名称 保管期限
1.上级关于宣传工作的文件 长期
2.宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永久
3.教职工思想政治工作调查材料 长期
4.理论学习的决定、通知、计划、总结 短期
5.反映本校重大活动的宣传报道材料 永久
6.上级有关学生思想政治工作文件 长期
7.学生思想政治工作的决定、通知、条例、计划报告、总结 永久
8.学生思想政治工作调查、统计材料 长期
9.学生思想政治工作人员名册 长期
DQ15 统战
序号 类目名称 保管期限
1.上级关于统战工作的文件 长期
2.统战工作计划、决定、报告、通告、总结 永久
3.统战工作情况调查、典型材料、统计报告 永久
4.各级人大代表、政协委员名单、审批材料 永久
5.港澳台和侨务工作材料及各民主党派成员、负责人名册及有关材料长期
6.统战工作重要会议记录 长期
DQ16 工会
序号 类目名称 保管期限
1.上级有关工会工作的文件 长期
2.工会工作计划、报告、决定、总结、简报 永久
3.教代会、工代会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等） 长期
4.工会干部名册、表彰工会先进集体、个人名单、处分会员材料 长期
5.妇女工作材料、计划生育材料 长期
DQ17 团委
序号 类目名称 保管期限
1.上级关于共青团的工作文件 长期
2.团代会、学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、通过的文件） 永久
3.团委工作计划、报告、总结及规章制度 长期
4.团委工作典型调查、表彰奖励先进团支部、优秀团员、团员处分及复查材料 短期
5.本校学生组织参与的各种学会、社团有关材料 短期
6.各分团委材料、团委牵头进行的重大活动材料 短期
7.社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 短期
二、行政文件材料归档范围及保管期限表
XZ11 行政综合
序号 类目名称 保管期限
1.上级有关高校行政管理的综合性文件 长期
2.全校性的规章制度 永久
3.年度、学期工作计划、总结、报告 永久
4.校长办公会纪要、记录 永久
5.校领导在校内外会议上的重要讲话 长期
6.学校教育事业规划、计划及批复 永久
7.学校评估材料 永久
8.学校向上级的请示及批复 长期
9.有关全校性工作调查材料和经验总结 永久
10.学年报表、综合统计、启用印章文件及印模 永久
11.本校历史沿革情况介绍、大事记、简报、信息、动态 永久
12.校史、校友、校庆工作材料 长期
13.普选工作材料 短期
14.招标文件、招标公告、校内集中采购项目立项及评标登记表、评标专家承诺书、评委抽取记载表、项目评标表、商家报名登记信息表
长期
15.中标单位投标书、合同、合同变更（补充协议） 永久
16.各院（部）、直属单位工作计划、总结、报告 长期
17.各院（部）、直属单位学术活动、协作材料 短期
XZ12 人事
序号 类目名称 保管期限
1.上级关于人事工作文件及本校人事工作规章制度 长期
2.人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 长期
3.学校机构编制规划、计划及上级批复 永久4.学校校内机构设置变化材料、人事处干部任免及名册 永久
5.表彰奖励先进集体、个人，处分教职工和撤销处分材料 长期
6.人事统计报表、教职工名册 永久
7.教职工工资调整材料、名册 永久
8.教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复 永久
9.教职工转正、定级、校内调动材料 永久
10.教职工录用、调入、调出有关材料 永久11.教职工援外、支边、锻炼材料 短期
12.教职工退职、离职、出国材料 永久
13.离休、退休荣誉证书授予工作材料，老干部工作 长期
14.教职工福利工作、临时工有关材料 长期
15.师资培养、管理工作计划、规定、总结 长期16.教师进修计划、安排、总结 长期
17.教师工作量的规定及执行情况、业务考核材料 长期
XZ13 监审
序号 类目名称 保管期限
1.上级有关监察、审计工作文件 长期
2.监审工作的规章制度 长期
3.监审工作计划、总结、调查报告 长期
4.监审工作重要报表及经验材料 长期
XZ14 武装保卫
序号 类目名称 保管期限
1.上级有关公安保卫工作的文件及规章制度 长期
2.保卫工作计划、总结、报告、统计报表 长期
3.师生员工案件的调查、处分结论及批复、判决书 长期
4.师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复 长期
5.要害部门的公安保卫、消防工作，保卫工作简报 长期
6.上级有关武装、人防、军训工作文件 长期
7.武装部职责范围内的规章制度 长期
8.武装部工作计划、总结、调查报告、工作年报、统计表 长期
XZ15 后勤管理、保障
序号 类目名称 保管期限
1.上级有关后勤管理、保障工作文件及有关的规章制度 长期
2.后勤管理、保障工作计划、总结、报告、批复等材料及相关的规章制度 长期
3.房屋管理、调配使用等的规定、总结 长期
4.防震、防汛、“三废”治理工作材料 长期
5.爱国卫生、公费医疗、保健工作材料 长期
6.后勤人员聘任材料 长期
7.后勤财务制度及其报表凭证、工资清册 永久
8.各类外包业务合同 长期
XZ16档案图书文博
序号 类目名称 保管期限
1.上级有关档案、图书、文博工作的文件 长期
2.档案、图书、文博规章制度及工作计划总结 长期
3.档案、图书、文博概况、发展计划、藏品目录及统计年报 永久
4.档案、图书、文博部门对外交流的有关材料 长期
5.档案馆指南、全宗介绍 永久
三、教学文件材料归档范围及保管期限表
01研究生教学 02全日制本、专科教学 03成人教育
JX11 教学综合
序号 类目名称 保管期限
1.上级下达的有关教学工作的文件、批复 长期
2.教学改革、培养目标、规格、学制等方面的规定、办法 永久
3.学风建设、教学检查、评估和各种教学质量评奖材料 长期
4.教学规划、计划、规章制度、调研报告、简报等 永久
5.教学研究及学生运动会材料 长期
JX12 学科与实验室建设
序号 类目名称 保管期限
1.上级有关学科、专业设置、实验室建设文件材料 长期
2.学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批等材料 永久
3.学科、专业、实验室建设计划、简报、总结、报表 永久
JX13 招生
序号 类目名称 保管期限
1.招生计划、规定、职业生涯规划培养及上级有关文件材料 长期
2.录取新生名册及委培、代培、自费生计划、合同及名单 永久
3.招生简章、招生工作总结 短期
JX14 学籍管理
序号 类目名称 保管期限
1.学籍卡片、成绩总册 永久
2.在校生名册 永久
3.学生学籍变更材料（升级、留级、休复转退学） 长期
4.学生奖励、处分材料（优秀学生、先进班级） 长期
JX15 课堂教学与教学实践
序号 类目名称 保管期限
1.各专业人才培养方案、教学计划、教学大纲 永久
2.课程建设要求及安排、校历、课表 长期
3.典型教案、重要备课记录 短期
4.教学实习、生产实习、社会调查、社会实践计划、总结等 短期
JX16 学位工作
序号 类目名称 保管期限
1.学位委员会会议记录、决定及上级有关文件 长期
2.学位评定条例、办法、计划、总结 长期
3.学位委员会授予各层次学位清册 永久
4.研究生、本科生优秀硕士、学士论文及评审材料 长期
JX17 毕业生工作
序号 类目名称 保管期限
1.毕业生工作计划、总结、就业协议书及上级有关文件 长期
2.毕业生正式分配方案及派遣名册 永久
3.毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料、年度就业质量报告 长期
JX18 教材建设
序号 类目名称 保管期限
1.自编、主编材料 长期
2.各院部、各专业使用教材目录 长期
3.自编、主编教学实习指导书及其它有价值参考资料 长期
四、科研文件材料归档范围及保管期限表
KY11 科研综合
序号 类目名称 保管期限
1.科研行政管理文件材料 长期
2.成果管理、经费管理文件材料 长期
3.申报科学基金及有关批复 长期
4.学会工作（学术活动）材料 短期
KY 按项目设置类目
序号 类目名称 保管期限
准备阶段
1.开题报告与课题论证材料 长期
2.任务书、合同、协议书 永久
3.课题研究计划、设计 长期
4.计划执行情况、计划调查或撤销报告 短期
研究实验阶段
1.实验、测试、观测、调查、考查的原始记录 永久
2.数据处理材料 永久
3.设计的文字说明和图纸 永久
4.研究工作小结、年度报告 长期
5.样品、标本、实物及照片等 永久
总结鉴定阶段
1.研究报告、研制报告 永久
2.论文专著 永久
3.工艺技术报告 永久
4.技术决定报告 永久
5.专家评审意见 永久
6.鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） 长期
7.鉴定证书 永久
8.推广应用意见 长期
9.课题工作总结 长期
申报奖励阶段
1.科研成果登记表 永久
2.科研成果报告表 永久
3.科研成果奖励申报与审批材料 永久
4.科研成果获奖材料（含奖状、奖章、证书）原件 永久
推广应用阶段
1.转让合同、协议书 永久
2.生产定型鉴定材料 永久
3.成果被引用或投产后反馈意见 短期
4.推广应用方案及实施情况 长期
5.扩大试生产的设计文件、工艺文件 长期
6.成果宣传报导材料 短期
KY13 专利
专利申请文件
序号 类目名称 保管期限
1.专利申请有关文件材料及原始手稿 长期
2.专利权利要求书 长期
3.专利说明书、专利说明书摘要 长期
专利附加文件
序号 类目名称 保管期限
1.代理人委托书 长期
2.非职务发明证书 长期
中国专利文件
序号 类目名称 保管期限
1.专利受理通知书、实质审查及上级单位有关审批证明材料 短期
2.专利公告文件 长期
3.专利授权通知书 长期
4.专利证书 永久
5.专利终止、撤回、放弃通知及有关文件材料 永久
与专利有关的文件材料
序号 类目名称 保管期限
1.专利转让合同等有关文件材料 永久
2.专利实施与效益证明材料 长期
3.专利纠纷处理结果及凭证材料 长期
五、基建文件材料归档范围及保管期限表
JJ11 基建综合
序号 类目名称 保管期限
1.基建工作计划、总结、规章制度及上级有关文件 长期
2.基建工作总结规划、工作年度总结、统计报告 永久
3.基建工程财务预决算 永久
4.全校性总体规划，设计总平面图 永久
5.水、电、气等管道分布图、地质勘探、地形测量材料 永久
JJ12 按工程项目设置类目
序号 类目名称 保管期限
1.项目申请报告、项目评估、计划任务书及上级批复 永久
2.工程地质、水文、勘探地形等基础材料 永久
3.总体规划、设计承包合同、协议、施工执照等 永久
4.征用土地批件及红线图、协议书等材料 永久
5.图纸会审记录、设计变更、隐蔽工程验收等材料 长期
6.竣工验收报告、竣工图纸、质量评审材料、工程预决算等 永久
六、仪器设备文件材料归档范围及保管期限表
SB11 设备综合
序号 类目名称 保管期限
1.仪器设备工作政策，业务管理规章及上级有关文件 长期
2.仪器、设备购置计划、报告，经费分配方案 长期
3.仪器设备移交清册及报废、调拨报告和批复 长期
4.有关仪器、设备业务工作的综合性材料 长期
SB12 设备项目
序号 类目名称 保管期限
1.申购报告、计划、经费及设备管理材料及规章制度 长期
2.上级或主管部门领导批复和准购批示 长期
3.定购合同和会谈纪要、记录 长期
4.进口设备过程中有关商务文件 长期
5.开箱记录及装箱、安装调试双方签字文件 永久
6.验收报告及文件材料、索赔来往函件及结果文件 永久
7、随机材料等 与设备共存
七、产品生产与科技开发文件材料归档范围及保管期限表
CP11 产品综合
序号 类目名称 保管期限
1.本单位为产品与技术开发制定的规定、协议、办法、制度及上级有关文件 长期
2.校办产业与科技开发的请示、报告、批复、批示 长期
3.校办产业与科技开发、管理与专业技术方面来往的材料 长期
4.校办产业年度工作计划、总结、统计报表 永久
CP12按项目设置类目
序号 类目名称 保管期限
1.产品开题任务书、调查论证材料、上级指示批文 长期
2.产品总体方案、图样目录、设计定型报告、产品说明书、技术标准、产品证明书等 长期
3.生产任务书、生产、技术工作总结 长期
4.产品用户清册、销售合同、协议、宣传品、广告样板 长期
八、出版文件材料归档范围及保管期限表
CB11 出版综合
序号 类目名称 保管期限
1.上级有关编辑出版工作文件及本部门管理形成的材料 长期
2.编辑出版工作的报告、计划、总结、简报、会议记录 永久
3.编辑出版工作规划制度、统计报表 长期
CB12 出版物项目
序号 类目名称 保管期限
1.编辑出版合同、协议、请示与批复 长期
2.各级审稿单、与作者重要来往信件、评论 长期
3.获奖及受查处情况材料 永久
4.出版物样品 永久
九、外事文件材料归档范围及保管期限表
WS11 外事综合
序号 类目名称 保管期限
1.学校外事工作规章制度、计划、总结及上级有关文件材料 长期
2.外事工作会议材料 长期3.各类外事工作统计表 永久
WS12 出国（境）
序号 类目名称 保管期限
1.国际学术会议论文、投寄国外学术论文及上级有关文件材料 长期
2.出国(境)人员考察、访问、讲学、研究人员有关材料 长期
3.出国(境)进修、留学取得学位及研究成果、论文和各类证书 长期
WS13 来访
序号 类目名称 保管期限
1.上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复、和来往函件 长期
2.外国党政官员、各界人士来校参观访问材料 长期
3.外教、专家、学者及友好人士来校参加访问材料 永久
4.来校进修、培训、研究人员及工作有关材料 长期
WS14 国际合作与交流
序号 类目名称 保管期限
1.校际合作、交流、纪要、合同、备忘录、合作项目、成果 永久
2.国际会议有关材料、互赠礼品、纪念品 长期
3.国外留学生有关材料 永久
4.国际会议材料 长期
5.中外合作办学项目申报、批复、执行、验收、完成情况等材料 长期
十、财会文件材料归档范围及保管期限表
CK11 财会综合
序号 类目名称 保管期限
1.财务管理规定、总结、请示、批复及上级有关文件 长期
2.学校基金管理、财务管理有关材料 长期
3.财会档案移交、销毁清册 长期
CK12 会计报表
序号 类目名称 保管期限
1.预决算报表 永久
2.年度以上规划表、分配计划、测算表、统计报表 长期
CK13 会计帐薄
序号 类目名称 保管期限
1.总帐、预算内外专项基金薄 长期
2.现金薄、固定资产明细薄 长期
CK14 会计凭证
序号 类目名称 保管期限
1.预算内外原始凭证、记账凭证 短期
2.学校基金（教育发展基金会）各种原始凭证、计账凭证、银行余额调节表 长期
3.涉及债权、债务及末清理完毕的凭证 长期
CK15 工资清册
序号 类目名称 保管期限
1.工资发放名册 永久
2.工资转移证明、通知存根 长期
