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武汉轻工大学档案实体分类实施办法

作者:时间:2017-03-02点击数:

第一章 编制说明

一、编制目的

为了使我校档案工作适应现代化管理的需要,统一我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准,根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》等精神,结合我校档案工作实际情况,特编制本办法。

二、编制原则

1.我校档案分类以学校全部档案为对象,按照档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

2.在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

3.类目设置必须有相对稳定性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。

4.类目排列、档号结构的确定严格按从总到分,从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。

三、类目设置

(一)一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成,如“XZ”即“XingZheng”(行政)的简称。根据我校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十二个一级类目,其标识符号、名称和主要内容如下:

1.DQ 党群 主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.XZ 行政 主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

3.JX 教学 主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

4.KY 科研 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

5.JJ 基建 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

6.SB 仪器设备 主要包括仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料;各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件。

7.CP 产品生产与科技开发 主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

8.CB 出版 主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物等。

9.WS 外事 主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

10.CK 财会 主要包括财务管理和会计核算活动中形成的文件材料。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

11.SX 声像 主要包括学校管理、教学、科研工作和活动中形成的声像材料。

12.SW  实物

(二)二级类目、三级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分,三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。我校二级类目、三级类目设置的标准详见主表(第二章),各立档单位不得随意变动。

二级类目、三级类目的标识,一般采用“双位制”。如“综合”为“11”,其余依次为12、13……99,但10、20……等带“0”的数字不用。

四、档号的编制

档号是存取档案的代号和排架的依据,必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

(一)档号编制的原则

档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,所有档案均不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不得随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

(二)档号结构、模式和标识

1.档号结构

档号由年度号、分类号、案卷号三个部分组成。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体,我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(部分档案的分类号由一、二级类目代号组成)。例如:“党委会议记录”的分类号,由一、二级类目组成为“DQ11”。

案卷号是所选择的分类号中最下位顺序编码。

2.档号的模式

本办法规定为:年度号+分类号+案卷号。

因我校馆藏有多个全宗,应在年度号前加全宗号。

3.档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码编制。全宗号、年度号、分类号、案卷号之间,用连接符号“--”连结。例如:校办2015年校长办公会记录编定为第8卷,其档号可标识为:

2015 —— XZ11 ——8

年度号 分类号 案卷号

五、关于声像载体档案的处理

声像载体档案主要包括学校在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片(底片)、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘、音(视)频等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为学校档案的重要组成部分。

从声像载体档案归档的内容看,基本不超出一级类目的范围。

声像载体档案档号模式为:年度号+声像档案代号(SX)+载体代号(代码)+内容代号(代码)+保管单位号。

保管单位是声像载体档案最低限度的数量词,可以是卷、册、盒,也可以是张、件。

例如:某领导同志2015年来校视察,视频带序号是102,照片册序号是23,则可分别标识为:

2015 —— SX —— 14 —— 11 —— 102

2015 —— SX —— 12 —— 11 —— 23

年度号 声像号 载体号 内容号  保管单位号

第二章 主 表

主表由类目、标识符号、注释等组成。

一、DQ 党群

11 党群综合(分党委综合材料入此)

12 纪检

13 组织

14 宣传教育(学生思想政治工作材料入此)

15 统战(民主党派材料入此)

16 工会(妇女工作、计划生育材料入此)

17 团委(学生社团材料入此)

二、XZ 行政

11 行政综合(学校评估、教代会、职代会、院、部、所等单位综合材料入此)

12 人事(师资工作材料入此)

13 监察审计

14 武装保卫(人防、军训材料入此)

15 后勤管理(房产、水电管理工作,爱国卫生、公费医疗、保健,校园绿化,车辆、环保、维修工作,膳食管理工作等材料入此)

16 档案(校史)、图书

三、JX 教学工作

11 研究生教育(包括同等学历教育)

11 教学综合(学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此)

12 学科与实验室建设(专业设置材料入此)

13 招生

14 学籍管理(学生奖惩材料入此)

15 课堂教学与教学实践

16 学位工作

17 毕业生工作(毕业生信息反馈材料入此)

18 教材建设

12 全日制本、专科教育(此类三级类目的划分同研究生教育)

13 成人教育(此类三级类目的划分同研究生教育)

四、KY 科学研究

11 科研综合(科研经费管理、学术(学会)活动材料入此)

12 科研项目

13 专利

五、JJ 基本建设

11 基建综合

12 工程项目

六、SB 仪器设备

11 设备综合

12 设备项目

七、CP 产品生产与科技开发

11 产品综合

12 产品项目

八、CB 出版

11 出版综合

12 出版物项目

九、WS 外事

11 外事综合

12 出国(境)

13 来访

14 国际合作与交流

十、CK 财会

11 财会综合

12 会计报表

13 会计帐簿

14 财务凭证

15 工资清册

十一、SX 声像

11 综合

12 照片

13 录音录像

14 其它

十二、SW 实物

11 奖牌(杯)

12 内、对外交流物品

13 其它

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