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武汉轻工大学档案管理办法

作者:时间:2017-03-02点击数:

武汉轻工大学档案管理办法

 

第一章 总 则

第一条 为了加强学校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在记录办学活动、彰显学科特色、维护学校合法权益、服务学校中心工作和师生群众的重要作用,现根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《湖北省档案局、湖北省教育厅关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》等文件精神,结合实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的,对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校科学管理和管理创新的一项重要基础性工作,是学校法定职责和重要使命,必须把档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

第四条 学校档案工作接受国家教育部、省教育厅等教育行政部门主管,同时接受国家档案局、省档案局等档案行政部门的业务指导、监督和检查。

二章 机构设置和人员配备

第五条 学校档案工作由校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第六条 学校成立档案工作委员会,由分管校领导和有关部门负责人组成,负责组织、协调、研究解决档案方面的重要工作。

第七条 根据学校事业发展整体需要,设立直属单位档案馆,负责永久保存和提供利用学校档案。档案馆的基本职责:

1.贯彻执行国家、省(部)关于档案工作的法令、政策和规定,制订学校档案工作的发展规划与年度工作计划并组织实施,制订和完善学校档案工作规章制度与技术规范,并负责监督、指导和检查执行情况。

2.负责日常管理和档案资源的建设工作。

3.负责学校综合档案、干部人事档案、学生档案、各类业务档案、基建工程有关文件资料、有关历史资料与数字媒体资源等的接收(征集)、整理、分类、鉴定、立卷、归档、统计、保管以及提供档案资源使用服务,指导各单位(部门)的业务档案工作。

4.负责档案的开放利用工作,负责编制档案检索工具、编辑档案资料、开发档案信息资源、提供档案利用与档案传递服务,负责组织实施档案数字化、信息化建设,推进数字档案建设和网络服务建设。

5.建立和健全档案工作网络,负责对全校专(兼)职档案人员进行业务培训。

7.负责档案法规政策的宣传教育工作。

8.开展档案学术研究和交流活动。

第八条 全校各单位(部门)要加强对档案工作的领导,确定一名本单位(部门)领导分管档案工作,并确定一名专(兼)职档案员,负责本单位(部门)档案的收集、整理、保管和移交工作。

第九条 归档单位(部门)分管负责人职责:

1.贯彻执行国家、省(部)有关档案法律法规和学校档案工作规章制度,切实将档案工作纳入本单位(部门)工作议事日程。

2.加强与学校档案馆工作联系与沟通,共同做好业务指导、监督、检查工作,确保档案材料归档质量。

3.负责本单位(部门)所有归档案卷内容、质量审查把关,保证归档文件材料齐全完整。

4.切实加强本单位(部门)档案归档工作领导,对专(兼)职档案员提出具体工作要求,并解决工作中遇到的问题和困难,保证高质量完成本单位(部门)的档案归档工作任务。

第十条 学校专(兼)职档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十一条 专(兼)职档案员工作职责:

1.负责本单位(部门)产生的各类文件材料收集、保管、组卷和整理工作。

2.按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,做到文件材料系统整理,合理组卷,编制页号或件号准确,制作卷内目录规范。

3.主动接受学校档案馆业务指导和检查,按规定时间向档案馆移交档案。

4.切实做好归档文件材料的保密和安全工作。

5.积极参加档案业务培训,自觉提高档案工作能力和业务水平。

第十二条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应按照有关法律法规的相关规定采取防止职业中毒事故发生。

 

第三章 档案的管理

第十三条 按照国家档案管理有关规定,学校档案馆对档案进行实体分类,划准归档范围,确定保管年限,严把档案材料收进关。凡应归档的必须归档,不属于归档范围的材料,禁止擅自归档。对保管期限已满,失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准的,不得销毁任何档案。

第十四条 实行档案材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。学校各单位(部门)的专(兼)职档案员按照规定时间,经学校档案馆检验合格后,办理移交手续。

归档时间:各单位(部门)次学年的6月底前归档;各院(部)次学年寒假前归档。

科研类档案应当在项目完成后两个月内归档;基建类档案应当在项目完成后一年内归档。

第十五条 学校档案馆对档案工作实行目标管理,纳入年度目标责任制考核。各单位(部门)要加强领导,把档案工作列入工作议事日程,纳入年度工作目标任务和相关人员的职责范围,作为检查和考核工作的重要内容之一。在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作,以保证档案齐全完整、准确、安全和开放利用。

第十六条 归档档案应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准要求,电子文件的归档按照国家档案局发布的《电子公文归档管理办法》及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)执行。

第十七条 学校工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种形式载体的档案材料,按本校档案材料归档范围,由所在单位的档案员收集后定期移交档案馆保管,任何个人不得据为己有。对个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管等形式管理。

第十八条 学校与校外协作单位完成的项目,应及时将有关档案移交至学校档案馆。

第十九条 学校档案馆高度重视档案保护工作,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十条 学校档案馆和各单位(部门)定期对所存档案和资料的保管情况进行检查,遇有特殊情况,及时报告,及时处理。

第二十一条 学校档案馆的全部档案实行全宗管理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。在国家需要时,学校应提供所需的档案原件或者复制件。

第二十二条 学校档案馆对每年收进移出档案材料、馆藏档案及档案利用等情况进行统计,并按国家有关规定做好统计报表上报工作。

第四章 档案的利用和公布

第二十三条 学校档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者,不对外公布:

1.涉及国家秘密的。

2.涉及专利或者技术秘密的。

3.涉及个人隐私的。

4.档案形成单位规定限制利用的。

第二十四条 凡本校各单位(部门)因工作需要利用档案的,可直接到学校档案馆办理有关手续后进行查阅。本校教职员工、外单位及个人利用档案的,持合法证明或合法身份证明,在表明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后,可以查询已公布的档案。境外组织或个人利用档案的,按国家有关规定办理。

第二十五条 查阅、摘录、复制未开放的档案,须经学校档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

第二十六条 学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件,如有特殊需要,应经档案馆负责人批准。

第二十七条 学校档案馆是出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十八条 学校档案馆设立专门的阅档室,编制并提供必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,学校档案馆优先提供。

第二十九条 经学校档案馆同意寄存的档案,归寄存者所有。如需要向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第三十条 学校档案馆不断加强档案史料研究、整理和信息资源开发工作,服务于学校领导和中心工作。

第三十一条 学校档案馆采取多种形式,积极开展档案的宣传工作。

第三十二条 学校档案馆建立档案保管、保密、利用等制度,严格履行档案查、借、复印等审批和登记手续。档案库房的技术管理应确定专人负责,定期检查,确保档案安全。遇特殊情况,应立即向有关领导报告,及时处理。

第五章 条件保障

第三十三条 学校档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。全校各单位(部门)应对用于保存本单位(部门)归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第三十四条 严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》建设档案馆。实行办公区、阅档区、库房区三分开。档案馆库房的设置符合档案保管要求,用房面积应预留一定的发展空间;存放涉密档案设专门库房;存放声像、电子等特殊载体档案配备专用设备。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第三十五条 学校档案馆采用先进技术,逐步实现档案管理现代化。学校为档案馆配置现代化、信息化设备设施,保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

六章 奖励与处罚

第三十六条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位(部门)或者个人,给予表彰和奖励:

1.在档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;

2.在档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

4.将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

5.同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十七条 有下列行为之一的,学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

1.玩忽职守,造成档案损坏丢失或擅自销毁档案的;

2.违反保密规定,擅自提供抄录、公布档案的;

3.涂改伪造档案的;

4.擅自出卖、赠送、交换档案的;

5.不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的;

6.其他违反档案法律法规行为的。

七章 附 则

第三十八条 关于干部人事档案管理制度另行发文。

第三十九条 本办法自发文之日起施行。

第四十条 本办法由武汉轻工大学档案馆负责解释。

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