武汉轻工大学档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在记录办学活动、彰显学科特色、维护学校合法权益、服务学校中心工作和师生群众的重要作用，现根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《湖北省档案局、湖北省教育厅关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》等文件精神，结合实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的档案是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校科学管理和管理创新的一项重要基础性工作，是学校法定职责和重要使命，必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第四条 学校档案工作接受国家教育部、省教育厅等教育行政部门主管，同时接受国家档案局、省档案局等档案行政部门的业务指导、监督和检查。
第二章 机构设置和人员配备
第五条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第六条 学校成立档案工作委员会，由分管校领导和有关部门负责人组成，负责组织、协调、研究解决档案方面的重要工作。
第七条 根据学校事业发展整体需要，设立直属单位档案馆，负责永久保存和提供利用学校档案。档案馆的基本职责：
1.贯彻执行国家、省（部）关于档案工作的法令、政策和规定，制订学校档案工作的发展规划与年度工作计划并组织实施，制订和完善学校档案工作规章制度与技术规范，并负责监督、指导和检查执行情况。
2.负责日常管理和档案资源的建设工作。
3.负责学校综合档案、干部人事档案、学生档案、各类业务档案、基建工程有关文件资料、有关历史资料与数字媒体资源等的接收（征集）、整理、分类、鉴定、立卷、归档、统计、保管以及提供档案资源使用服务，指导各单位（部门）的业务档案工作。
4.负责档案的开放利用工作，负责编制档案检索工具、编辑档案资料、开发档案信息资源、提供档案利用与档案传递服务，负责组织实施档案数字化、信息化建设，推进数字档案建设和网络服务建设。
5.建立和健全档案工作网络，负责对全校专（兼）职档案人员进行业务培训。
7.负责档案法规政策的宣传教育工作。
8.开展档案学术研究和交流活动。
第八条 全校各单位（部门）要加强对档案工作的领导，确定一名本单位（部门）领导分管档案工作，并确定一名专(兼)职档案员，负责本单位（部门）档案的收集、整理、保管和移交工作。
第九条 归档单位（部门）分管负责人职责：
1.贯彻执行国家、省（部）有关档案法律法规和学校档案工作规章制度,切实将档案工作纳入本单位（部门）工作议事日程。
2.加强与学校档案馆工作联系与沟通，共同做好业务指导、监督、检查工作，确保档案材料归档质量。
3.负责本单位（部门）所有归档案卷内容、质量审查把关，保证归档文件材料齐全完整。
4.切实加强本单位（部门）档案归档工作领导，对专（兼）职档案员提出具体工作要求,并解决工作中遇到的问题和困难,保证高质量完成本单位（部门）的档案归档工作任务。
第十条 学校专(兼)职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十一条 专（兼）职档案员工作职责：
1.负责本单位（部门）产生的各类文件材料收集、保管、组卷和整理工作。
2.按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，做到文件材料系统整理，合理组卷，编制页号或件号准确,制作卷内目录规范。
3.主动接受学校档案馆业务指导和检查,按规定时间向档案馆移交档案。
4.切实做好归档文件材料的保密和安全工作。
5.积极参加档案业务培训，自觉提高档案工作能力和业务水平。
第十二条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应按照有关法律法规的相关规定采取防止职业中毒事故发生。
第三章 档案的管理
第十三条 按照国家档案管理有关规定，学校档案馆对档案进行实体分类，划准归档范围，确定保管年限，严把档案材料收进关。凡应归档的必须归档，不属于归档范围的材料，禁止擅自归档。对保管期限已满，失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准的，不得销毁任何档案。
第十四条 实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。学校各单位（部门）的专（兼）职档案员按照规定时间，经学校档案馆检验合格后，办理移交手续。
归档时间：各单位（部门）次学年的6月底前归档；各院（部）次学年寒假前归档。
科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后一年内归档。
第十五条 学校档案馆对档案工作实行目标管理，纳入年度目标责任制考核。各单位（部门）要加强领导，把档案工作列入工作议事日程，纳入年度工作目标任务和相关人员的职责范围，作为检查和考核工作的重要内容之一。在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，以保证档案齐全完整、准确、安全和开放利用。
第十六条 归档档案应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求，电子文件的归档按照国家档案局发布的《电子公文归档管理办法》及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行。
第十七条 学校工作人员在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种形式载体的档案材料，按本校档案材料归档范围，由所在单位的档案员收集后定期移交档案馆保管，任何个人不得据为己有。对个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等形式管理。
第十八条 学校与校外协作单位完成的项目，应及时将有关档案移交至学校档案馆。
第十九条 学校档案馆高度重视档案保护工作，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十条 学校档案馆和各单位（部门）定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，遇有特殊情况，及时报告，及时处理。
第二十一条 学校档案馆的全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。在国家需要时，学校应提供所需的档案原件或者复制件。
第二十二条 学校档案馆对每年收进移出档案材料、馆藏档案及档案利用等情况进行统计，并按国家有关规定做好统计报表上报工作。
第四章 档案的利用和公布
第二十三条 学校档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：
1.涉及国家秘密的。
2.涉及专利或者技术秘密的。
3.涉及个人隐私的。
4.档案形成单位规定限制利用的。
第二十四条 凡本校各单位（部门）因工作需要利用档案的，可直接到学校档案馆办理有关手续后进行查阅。本校教职员工、外单位及个人利用档案的，持合法证明或合法身份证明，在表明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后，可以查询已公布的档案。境外组织或个人利用档案的，按国家有关规定办理。
第二十五条 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经学校档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第二十六条 学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应经档案馆负责人批准。
第二十七条 学校档案馆是出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十八条 学校档案馆设立专门的阅档室，编制并提供必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆优先提供。
第二十九条 经学校档案馆同意寄存的档案，归寄存者所有。如需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第三十条 学校档案馆不断加强档案史料研究、整理和信息资源开发工作，服务于学校领导和中心工作。
第三十一条 学校档案馆采取多种形式，积极开展档案的宣传工作。
第三十二条 学校档案馆建立档案保管、保密、利用等制度，严格履行档案查、借、复印等审批和登记手续。档案库房的技术管理应确定专人负责，定期检查，确保档案安全。遇特殊情况，应立即向有关领导报告，及时处理。
第五章 条件保障
第三十三条 学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。全校各单位（部门）应对用于保存本单位（部门）归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。
第三十四条 严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》建设档案馆。实行办公区、阅档区、库房区三分开。档案馆库房的设置符合档案保管要求，用房面积应预留一定的发展空间；存放涉密档案设专门库房；存放声像、电子等特殊载体档案配备专用设备。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
第三十五条 学校档案馆采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。学校为档案馆配置现代化、信息化设备设施，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第三十六条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位（部门）或者个人，给予表彰和奖励：
1.在档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
2.在档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
4.将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
5.同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十七条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
1.玩忽职守，造成档案损坏丢失或擅自销毁档案的；
2.违反保密规定，擅自提供抄录、公布档案的；
3.涂改伪造档案的；
4.擅自出卖、赠送、交换档案的；
5.不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；
6.其他违反档案法律法规行为的。
第七章 附 则
第三十八条 关于干部人事档案管理制度另行发文。
第三十九条 本办法自发文之日起施行。
第四十条 本办法由武汉轻工大学档案馆负责解释。
