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武汉轻工大学档案安全工作应急预案

作者:时间:2017-03-31点击数:

为提高我校应对档案安全突发事件的能力,确保学校档案安全,根据《档案法》《保密法》及《高等学校档案管理办法》,结合我校实际,制定本预案。

一、本预案适用于我校应对各类危害档案安全的突发事件的应急处置工作,包括自然灾害、人为破坏和工作疏忽造成或可能造成严重后果的事件。

二、成立校档案安全工作领导小组,负责学校档案安全工作,其中校长任组长,领导小组下设办公室,档案馆馆长兼任办公室主任,组员由学校办公室、保卫处、学工处、人事处、网络中心、档案馆等部门主要负责人组成。

档案安全工作领导小组的职责和任务是:定期检查有关档案安全规章制度的落实情况,在发生危害档案安全情况时,采取应急措施,组织实施抢救、抢修等,参与档案安全事故的检查和认定;负责档案安全事故的善后工作。档案安全工作领导小组办公室的职责是:处理档案安全的日常工作,抓好相关部门和人员的档案日常安全教育,协调解决档案室内存在的安全隐患,负责督促危害档案安全问题的整改。

三、防范措施

1.档案馆相关人员定期对库房内的空调、去湿机等进行检测,确保安全运行。

2.档案馆相关人员定期对馆(库)区内的视频监控系统、门禁系统进行检查,确保正常使用。

3.档案馆相关人员定期对灭火器进行检查,发现问题及时反映并做到人人都会使用灭火器;协调学校消防工作主管部门,定期对库房内的喷淋系统进行检查。

4.每天下班前,库房管理人员应检查门、窗、水、电的关闭情况,发现异常情况及时反映和处理。

5.放长假前,档案安全工作领导小组办公室对档案安全工作进行全面检查,并做好书面记录,有影响安全的异常情况,及时向组长汇报,并在组员单位内通报,及时解决。

6.档案库房、办公区、阅档区等严禁吸烟或使用明火,严禁存放易燃易爆物品。

7.非库房管理人员未经允许不得进入库房。

8.档案管理人员对进出库房的档案要逐卷清点,加强对利用档案的监控。档案利用完毕及时上架。

9.库房定期通风除尘。

四、应急方案

1.发生火情时,应大声呼叫并拨打火警电话,提醒人们利用附近的灭火器灭火并及时疏散人群,同时切断电源,迅速向档案安全工作领导小组报告。档案安全工作领导小组接到火情报告后应立即组织指挥工作人员灭火或配合消防人员灭火。档案安全领导小组视火势情况确定处置意见并组织实施,如需转移,档案存放地点由档案人员看管。

2.发生水情时,应立即向档案安全工作领导小组报告,同时迅速切断水源,利用设备进行排水。档案安全工作领导小组接到水情报告后,应组织指挥工作人员进行抢救,清除库房内积水,并视水情确定档案处置意见。当遇大雨或暴雨时,库房管理人员必须及时检查渗漏情况并向档案安全工作领导小组报告,库房管理人员负责渗漏范围内的档案处置。

3.当发生档案被盗事件时,应立即向公安机关报案,同时向档案安全工作领导小组报告。在公安人员到来之前保护好现场,相关人员要配合公安部门破案,提供破案线索。库房管理人员要提供准确的失窃档案数量等情况。

4.当档案发生虫害时,库房管理人员应立即采取措施,对虫害档案进行消毒杀虫处理并防止交叉感染。同时,及时将情况向档案安全工作领导小组汇报,并对受损档案进行修复。

五、善后工作

1.档案安全工作领导小组应及时完成对火灾、进水和渗漏、失窃等情况的原因及损失的调查,写出真实详细的书面材料。

2.根据查清的原因确定责任,提出处理意见和整改措施,并按照有关规定上报

3.对发生的火灾、进水和重大渗透、档案失窃虫害事件,未得到档案安全工作领导小组和有关部门的认定,不得向外发布,档案馆负责收集保存有关事故资料。

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