档案，从它的产生、发展、演变到现在，经历了一个漫长的历史过程。远古时代，没有文字，人们为了生活和社会交往的需要，创造了“结绳”和“刻契”的方法辅助记忆，交流思想，处理事务。结绳和刻契，在一定程度上，记录了人们的社会实践活动，已具有备忘、信守、凭证等初步作用。从这个意义上说，它是远古时期最原始的档案。
文字的出现，产生了文字记录的档案。随着人类文明的进步，档案的记录形式不断增多。除以文字记录的档案外，以图像、声音、磁介质、电子及其他形式记录的档案不断产生。
中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“簿书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”等等。至于“档案”一词，可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。我国古代没有“档案”一词。明朝以前，“档案”称“册”、“中”、“典籍”、“文书”、“文案”、“簿书”等。“档案”一词，最早见于明末清初的杨宾《柳边纪略》卷三中，称“档子”，后引伸为“档案”。
“档案”一词的最早出现。其文字材料见于现存清代档案康熙十九年（1680年）《起居注册》的记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。
“档案”一词的最早解释。其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边纪略》。该书说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。
语义学意义上的“档案”一词。应当说，“档案”一词具有形象的和内在的意义。“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。由此引伸，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。
最早登录“档案”词条的辞书——《亚欧语鼎》。这是日本图书馆学家高桥井保于1813年编撰的外文词典，收藏于日本国立公文书馆。该书使用汉文（假名式日本语）、满文、荷兰文、俄文（部分的）4种文字，语种跨亚欧两洲，故称《亚欧语鼎》。全书分部、类排列词条，“档案”一词排列在“书”类下。当时由于政治的原因，这本书没有正式出版，但在编纂辞书时能将“档案”作为专门词条予以登录，这充分说明当时“档案”一词在书面和口语交流中，使用已经相当频繁，这才有必要将它编进辞书，以便对照查阅。档案记录着从古至今的社会变迁、历史事件、科学技术、经济政治、军事外交、文化教育、国土疆域、地理区划、交通运输、水文地质、物产资源、风俗民情、天灾人祸等各方面情况。它不仅贮存了大量的知识，而且记载有其他各种信息。它是人类在认识和改造世界的社会活动中直接形成的所获得信息的形式，成为人类社会存在和发展所需要的一种重要信息资源。档案是国家的宝贵财富。
